Cualquier persona, organización o empresa tiene que afrontar, durante su vida, la realización de proyectos. Sin embargo, si nos paramos a pensarlo, no es habitual estar preparado para gestionarlos adecuadamente.
Los proyectos, por definición, tienen las siguientes características:
- Son únicos: nunca vamos a hacerlo otra vez, en las mismas condiciones, y con el mismo alcance.
- Tienen una duración concreta: hay un comienzo y un fin.
- Tienen como resultado la consecución de objetivos, pero no un producto.
Un proyecto implica la realización de actividades distintas de las habituales en nuestra organización, en la que los recursos y procesos están orientados a los trabajos habituales de administración, producción, operaciones, etc.
Además, es probable que la propia ejecución del proyecto interfiera con el trabajo habitual del personal, necesitamos, por tanto, coordinar las actividades del proyecto con las propias de la organización.
¿qué recursos disponemos para gestionar el proyecto?
Antes de nada, hay que distinguir entre gestionar y realizar el proyecto. Es obvio que, antes del comienzo, se han considerado, aunque sea de una forma estimada, los recursos previstos para su realización (lo que nos va a costar la ejecución, construcción, reforma, etc), pero no está claro cómo, quién y con qué recursos se va a gestionar.
Hay una cierta tendencia a considerar como un ahorro el dedicar recursos propios de la organización a dicha gestión, lo cual dista de ser cierto. Evidentemente, debe haber participación del personal propio, principalmente de aquellas áreas implicadas por la actuación durante su ejecución y la explotación futura del activo. No obstante, si dedicamos personal a la gestión del proyecto, tendrá que dejar de hacer lo que estaba haciendo, y desviar su foco de atención, afectando a la actividad general de la empresa.
También se puede pensar en transferir la gestión y ejecución del proyecto a un tercero, es decir, unir gestión y realización. Así, parecería que no nos tenemos que preocupar, pero, en este caso, las preguntas a realizar, entre otras, son:
- ¿qué control tenemos sobre el desarrollo del proyecto?
- ¿cómo coordinamos la realización de éste con nuestra actividad?
- ¿cómo implementamos cambios?
- ¿cómo verificamos que se están cumpliendo nuestros requisitos?
En resumen: ¿tenemos algún control sobre las decisiones que afectan al proyecto?
Cuando menos, esta opción plantea un conflicto de intereses que puede ser origen de numerosos problemas, sobrecostes, retrasos e incumplimientos. La solución pasaría, inevitablemente por la realización de una correcta definición del alcance y requisitos, y una adecuada gestión y seguimiento de los contratos relacionados con el proyecto, tareas que deben ser realizadas con independencia y conocimiento experto.
Por otra parte, la gestión de proyectos requiere experiencia, un alto grado de especialización, y conocimiento de las distintas técnicas y metodologías de gestión. Los proyectos son todos distintos, pero afortunadamente se han desarrollado herramientas y técnicas que permiten, de alguna forma, procedimentar el trabajo. La clave es saber cuáles aplicar, y cómo utilizarlas.
Por eso, siempre es recomendable contar desde el principio con el asesoramiento o apoyo de un experto en gestión de proyectos.
¿cómo evaluar el éxito de un proyecto?
El éxito del proyecto se mide según el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. No es suficiente con terminar o concluir el proyecto, ya que se pueden haber producido importantes desviaciones en coste o plazo que, incluso, invaliden el resultado, o bien que nuestras expectativas y necesidades hayan variado desde el comienzo, y no hemos podido implementar los cambios requeridos y el resultado, al final, no nos sirve para cumplir nuestros objetivos.
En sucesivos posts profundizaremos en las técnicas y herramientas para evaluar el desempeño del proyecto. Ahora simplemente queríamos destacar la importancia de realizar una correcta gestión del proyecto. Resumiendo, no basta con llegar al final, sino hacerlo habiendo cumplido en un grado aceptable nuestros objetivos, lo que requiere tomar las acciones adecuadas desde el comienzo, y durante todo el desarrollo del proyecto.
Si tienes un proyecto entre manos, en PROMETEO estamos a vuestra disposición para realizar un estudio pormenorizado de vuestro caso. Ponte en contacto con nosotros y te propondremos el sistema de gestión que mejor se pueda adecuar a las necesidades concretas del mismo.
El equipo de PROMETEO
